Trzeba wejść w rzekę technologii

Rezygnacja z usług outsourcera i przeniesienie IT do wnętrza organizacji było dla HOCHTIEF Polska początkiem serii śmiałych zmian. Na tyle inspirujących, by stały się modelem działania dla całej międzynarodowej grupy. Mogą także stanowić inspirację dla innych firm rozważających adaptację rozwiązań chmurowych. Krzysztof Wykręt, CIO w HOCHTIEF Polska, został za te osiągnięcia nagrodzony tytułem Diament CIO 2016 „Promotor chmurowej organizacji”.

Dzięki otwartości HOCHTIEF Polska na nowe technologie Krzysztof Wykręt wraz ze swoim zespołem przeprowadził w firmie chmurową transformację technologiczną. Jury konkursu CIO 2016 dostrzegło te działania i doceniło także ich potencjał referencji, dobrej praktyki, wzorce dla innych.

Nie chcę być tylko wykonawcą

HOCHTIEF Polska, jedna ze spółek międzynarodowego koncernu budowlanego – Grupy HOCHTIEF – do 2014 r. działała w globalnie stosowanym od dekady modelu outsourcingu usług IT. Zarząd polskiej spółki zwrócił na początku 2014 r. uwagę na potrzebę wprowadzenia bardziej efektywnego rozwiązania. Przełomowa była sytuacja z 2013 r., kiedy na 600 firmowych komputerach skończyło się wsparcie systemu XP. Okazało się, że taka migracja musi zostać przeprowadzona w ramach oddzielnego projektu.

Zobacz również:



Krzysztofa Wykręta, szefa IT z długoletnim doświadczeniem, występującego w roli interim CIO, poproszono o przeprowadzenie analizy i zaplanowanie niezbędnych zmian w HOCHTIEF Polska. „Koncepcja zmiany zakładała reorganizację IT i przeniesienie pod własne skrzydła tych usług, które można było odebrać outsourcerowi" – mówi Krzysztof Wykręt. Opracowana i przyjęta ostatecznie przez zarząd koncepcja IT w HOCHTIEF Polska to wyraz konsekwentnie stosowanej przez niego filozofii działania. „Moim głównym założeniem było zawsze to, aby w ramach odpowiedzialności za IT, odpowiadać za całość, za wszystkie zagadnienia związane z technologiami. Gdy w 2007 r. rozpocząłem pracę w poprzedniej firmie, stanąłem przed wyzwaniem reorganizacji IT. Działały tam bowiem dwie organizacje: systemy i infrastruktura. Udało mi się ułożyć jeden sprawnie funkcjonujący dział, spójny w swoich działaniach, odpowiedzialny za całość technologii w firmie, pracujący z biznesem. Uważam, że jednym z podstawowych elementów udanego partnerstwa z biznesem jest jak najwyższa jakość świadczonych usług przez IT. Dojście do „ściany”, niemożność wdrożenia nowoczesnych rozwiązań technologicznych, nacisk korporacji na centralne rozwiązania, było jednym z głównych powodów odejścia z firmy. Bycie wykonawcą mi nie odpowiadało. Od firmy oczekuję wspólnego zmieniania całego IT” – opowiada CIO HOCHTIEF Polska. I dodaje: „HOCHTIEF Polska był już na pierwszy rzut oka ciekawym wyzwaniem. To przykład firmy, w której technologia jest potrzebna do bardzo sprawnego, elastycznego i konkurencyjnego funkcjonowania na rynku. Ponieważ w tej firmie nie było balastu przestarzałych technologii, potencjał do działania i zmian rysował się interesująco. Przerzucenie całej organizacji z zewnętrznych usług do wewnętrznych, stwarzało duże pole do działania. Proces insourcingu wymaga przy tym intensywnej i starannej pracy z ludźmi, a przez całe życie zawodowe był to dla mnie najciekawszy aspekt. Zmiana grupy ludzi w najlepszy zespół to największa satysfakcja.”

Otwartość na zmiany wpisany w każdy rozwój

Organizacja dostała zielone światło na insourcing, ale ani korporacja, ani HOCHTIEF Polska nie przywidywały, jakie to pociągnie za sobą zmiany. Insourcing stanowił zaledwie pierwszy z wielu kroków.

Pierwszą decyzją nowego CIO było urealnienie dat realizacji projektu. Krzysztof Wykręt objął stanowisko w marcu 2014 r., insourcing miał zostać realizowany już w kwietniu. „Wykazałem, że takie przedwczesne działania mogą być zagrożeniem dla stabilności funkcjonowania firmy. Ustawiłem datę na początek czerwca, by dać czas na płynne przejście pracowników zewnętrznych do naszej organizacji bez wpływu na biznes. W pierwszym okresie pracownicy nie mieli nawet zmienionych dotychczasowych zadań, ale zaczęliśmy definiować ich zakresy odpowiedzialności. W modelu outsourcingowym specjaliści po prostu realizowali zgłoszenie. A ja chciałem, by od początku do końca działania towarzyszyło im poczucie odpowiedzialności. Zdawałem sobie sprawę, że zmiana mentalności wymaga czasu, ale bez tej odpowiedzialności insourcing nie byłby możliwy. Wymagało to dostosowania się do zmiany w różnych aspektach. Cieszę się, że podeszliśmy do tego z otwartą głową i zaakceptowaliśmy kierunki zmian” – mówi Krzysztof Wykręt. Jak wyjaśnia: "Bardziej cenię kreatorów od ludzi, którzy wykonują zadania mechanicznie. Sam jestem taki, więc chcę wokół siebie takich ludzi. To przecież nic niezwykłego, trener drużyny piłkarskiej układa skład pod siebie, ma swoją koncepcję, preferowane style zachowań. Dobiera tak graczy, by pasowali do tej koncepcji, która jest mu bliska, jednocześnie pozwalając swoim graczom wykazać się. Są także inne style pracy, ale zespół doskonale wie, jak chcę przeprowadzać tę grę."

Musi być twarda podstawa

Insourcing pracowników był tylko jednym z elementów zmian. Za outsourcingiem kryły się usługi informatyczne. Oszczędności pojawiły się po przeniesieniu do wewnątrz firmy infrastruktury, usługi transmisji danych i Service Desk. Póki co na zewnątrz pozostał jeszcze system ERP jako wspólne rozwiązanie korporacyjne, ale możliwa jest całkowita zmiana koncepcji dla systemu ERP. Jedną z opcji jest przeniesienie wszystkiego do chmury obliczeniowej. „Pierwszy rok spędziliśmy na tym, by zmienić infrastrukturę. Wiadomo, że w funkcjonującej firmie nie uda się tego zrobić od zera, tylko krok po kroku, bezpiecznie dla biznesu” – mówi Krzysztof Wykręt. Jak podkreśla, można wdrażać nowe rzeczy, zastanawiać się nad nowościami technologicznymi, ale dopiero wtedy, gdy ma się usystematyzowaną i ustabilizowaną podstawę funkcjonowania technologii w firmie, czyli sprawnie działającą infrastrukturę. W wielu firmach istnieje przeświadczenie, że czegoś raz wdrożonego i działającego, nie powinno się dotykać, skoro działa. Efekt jest taki, że firmy budzą się po kilku latach z przestarzałym i niewspieranym systemem, nikt nie wie jak jest zrobiona infrastruktura. "To stwarza duże zagrożenie dla biznesu. Dlatego w działaniu przyświeca mi cel, by cała otoczka technologiczna IT była jak najbardziej aktualna. Zmiany technologiczne następują szybko, więc że im dłuższe zaległości, tym więcej trzeba wydać na powrót do współczesnych standardów" - mówi Krzysztof Wykręt. Każda firma, niezależnie od branży, musi pamiętać, że trzeba podążać za nowymi możliwościami technologicznymi. "A nawet nie tyle podążać „za”, tylko „z" nowymi technologami” – koryguje Krzysztof Wykręt.

Dlaczego nie zaufać chmurze?

W ramach zmian Krzysztof Wykręt doprowadził do podłączenia wszystkich prowadzonych projektów do firmowej sieci. Obecnie każda prowadzona przez HOCHTIEF Polska budowa posiada na zapleczu małe „biuro” z identyczną infrastrukturą IT. Ten ruch przyniósł obniżenie kosztów IT na budowach o około 40% oraz – co najważniejsze - otworzył możliwość uruchomienia i korzystania z centralnych procesów biznesowych.

Równolegle pojawił się temat, bez którego firma nie może funkcjonować – poczty elektronicznej. „Mieliśmy własny serwer Exchange, ale był on jeszcze w wersji 2003, bez wsparcia technicznego. Razem z kolegami z Niemiec zdecydowaliśmy, że dla europejskiej części korporacji zmigrujemy całe środowisko Exchange do wersji 2013, które byłoby zlokalizowane w Polsce i zarządzane przez polski zespół IT. Najpierw wynieśliśmy konta do outsourcera, by zbudować środowisko i w następnym kroku przenieść wszystko na nowe środowisko, w naszej własnej infrastrukturze. Ze względu na zmianę koncepcji zarządzania usługami IT, zadaliśmy sobie pytanie, dlaczego by nie zaufać chmurze i nie skorzystać np. z usługi Office 365. Sprawdziliśmy koszty, a wynik analizy przekonał nas, że to dobry pomysł. W lutym 2016 r. w ciągu jednego weekendu przenieśliśmy wszystkie skrzynki pocztowe do Office 365. Z miesiąca na miesiąc zyskaliśmy 50% oszczędności. Dodatkowo zwiększyliśmy bezpieczeństwo, elastyczności i możliwości” – opowiada Krzysztof Wykręt.

Dzisiaj uważa, że momentem przełomowym dla całej zmiany w organizacji był właśnie luty 2016 roku, kiedy operacyjnie IT przeszło do rozwiązania chmurowego. „Wtedy jeszcze wydawało się, że dotykamy tylko poczty, tymczasem okazało się, że otwieramy cały świat nowych możliwości” – mówi CIO HOCHTIEF Polska. Dla firmy ogromną rolę odgrywa komunikacja, niekiedy o wygranych negocjacjach decydują minuty, dostarczone na czas dane. „W Office 365 nie ma problemu z dostępnością do poczty, nawet jeśli mamy do czynienia z jakimiś ograniczeniami z Internetem, każdy pracownik jest w stanie podłączyć się do poczty choćby robiąc hotspot ze swojego smartfona” – mówi Krzysztof Wykręt.

Sięgnięcie po rozwiązania chmurowe wywołało efekt śnieżnej kuli. Zaraz po uruchomieniu poczty pracownicy dostali kolejne narzędzia chmurowe – Skype for Biznes i SharePoint Online. Obecnie zespół IT wdraża usługę One Drive, przenosząc ciężar przechowywania danych z firmowych macierzy do chmury. – „Nie mam problemu z bezpieczeństwem, uważam, że w chmurze obliczeniowej jest ono większe, niż mógłbym zapewnić je tutaj fizycznie w firmie. Jeżeli mamy jasne stanowisko GIODO, że usługa Azure Microsoftu jest rekomendowana do przechowywania danych osobowych, to dlaczego mam szukać dziury w całym?” – tłumaczy.

Inspiracja dla korporacji

Przeprowadzone zmiany polskim oddziale HOCHTIEF zostały potraktowane jako doświadczenie dla całej korporacji. Sukces zmiany pokazały, że adaptacja chmury obliczeniowej jest jednym z realnych scenariuszy modelu IT dla całej korporacji i to w niedalekiej przyszłości.

Do głównych czynników powodzenia należy podpisanie lokalnej umowy na usługi Microsoft. „Decydując się na usługi chmurowe, nie mogłem sobie pozwolić na brak lokalnego wsparcia. W czerwcu 2016 r. podpisaliśmy oddzielną, lokalną umowę. Nie wyobrażałem sobie kontynuowania dotychczasowej sytuacji, kiedy support jest prowadzony bezpośrednio z USA, w związku z czym odpowiedź na każde pytanie przychodzi po kilku dniach i naraża nas na przestoje. Teraz odbywa się to zupełnie inaczej" – mówi Krzysztof Wykręt. Jak podkreśla, dobrze wybrał czas do negocjacji z Microsoftem. Firma w Europie i na świecie mocno promuje pionierskie wdrożenia technologii chmurowych, poszukuje więc przykładów udanego, odważnego i szerokiego zastosowania swojej nowej technologii. „Wyznaję zasadę, że rozmawiam bezpośrednio z producentami. Dzięki temu jestem u źródła, a to pozwala na głębokie negocjacje. Tak było i w tym przypadku, czekał nas długi proces dochodzenia do tego, co chcemy kupić i za jakie ceny” – opowiada Krzysztof Wykręt.

Niemiecka centrala z zaciekawieniem przyglądała się zmianom IT w Polsce, próbując wyciągać wnioski dla całej grupy i adaptować najlepsze praktyki. „Pierwszą grupę użytkowników niemieckich już podłączyliśmy do rozwiązania chmurowego, instalując im Skype for Business. To, co robimy w Polsce jest dla kolegów z Niemiec w dużej mierze inspiracją i przykładem, jak mogą postąpić z niektórymi usługami, które do tej pory outsoursowali. Powoli zaczynają też myśleć o ewentualnej migracji poczty do chmury” – opowiada Krzysztof Wykręt.

Krzysztof Wykręt, CIO w HOCHTIEF Polska został nagrodzony tytułem Diament CIO 2016 „Promotor chmurowej organizacji”.Kliknij, aby powiększyćKrzysztof Wykręt, CIO w HOCHTIEF Polska został nagrodzony tytułem Diament CIO 2016 „Promotor chmurowej organizacji”.
Sylwetka zawodowa
Od 20 lat w IT, od 15 lat na stanowiskach kierowniczych w IT, od 2,5 roku w Hochtief Polska. Odpowiadał za IT w organizacjach małych i dużych (od 200 użytkowników do prawie 10 tys.). Odpowiedzialność międzynarodowa dla regionu CEE (cztery kraje). Całą karierę blisko współpracujący z IT korporacyjnym.

Jak sam podkreśla:

"(Jestem) zawsze zorientowany na zmianę a jeśli nie ma relatywnie takiej możliwości, nie boję się zrezygnować i zmienić aktywność zawodową.

Sprawnie i efektywnie rozwiązuję zaistniałe problemy, ale również poprzez ciągłą nieustającą pracę nad modernizacją IT, w zarodku je eliminuję.

Bardzo mocno zorientowany jestem na zespół IT i ludzi. Dam o to aby nikt w zespole nie poczuł, że ma tylko tzw. „młynek” w swoich działaniach. Daję im możliwość wdrażania swoich pomysłów rozwiązań, ale wraz z odpowiedzialnością za nie.

Od kliku lat w środowisku klubu CIO, gdzie dzielę się swoją wiedzą, umiejętnościami.


Od chmury nie ma odwrotu

Plan na 2017 rok zakłada kontynuację wdrażania rozwiązań chmurowych. Firma stoi na progu wdrożenia technologii BIM (Building Information Modeling). Cyfrowe przetwarzanie wszystkich danych projektu budowy– od etapu negocjacji i planowania – po realizację i oddanie do użytku, w technice 5D, gdzie oprócz przestrzeni i czasu dochodzi jeszcze symulacja przepływów finansowych na każdym etapie budowy - to najnowszy trend. Już wkrótce będzie decydował o przewadze konkurencyjnej w sektorze budowlanym. „BIM przyniesie istotne ograniczenie kosztów projektowania i pracy z projektem oraz inwestorem. A także zasadnicze, sięgające 1/3 skrócenie czasu pracy nad projektem i późniejszą budową” -wyjaśnia Krzysztof Wykręt. „W Polsce nie dotykamy jeszcze 5D, wymiaru finansowego, ponieważ poznajemy filozofię i metodykę BIM. Obecnie wdrażamy czwarty wymiar czyli czas, ale nowa technologia to przyszłość dla całej branży budowlanej. Za kilka lat, jeśli firma budowlana nie będzie w stanie działać w technologii BIM, bardzo ciężko przyjdzie jej zdobywać nowe kontrakty budowlane... Jestem przekonany, że większość inwestorów będzie chciała prowadzić projekty w tej technologii. W Wielkiej Brytanii jest to już na przykład obowiązkowa metodyka dla sektora publicznego” – dodaje.

Gdy HOCHTIEF Polska stanął przed koniecznością przygotowania całej infrastruktury pod BIM, zespół IT zdecydował się na wykorzystanie platformy chmurowej Azure’a zamiast inwestować we własne serwery. W miarę szerszego wykorzystania technologii w projektach realizowanych przez HOCHTIEF Polska, zapotrzebowanie to będzie się zmieniać. „Szczególnie w pierwszym roku pracy w BIM wielkie zasoby nie będą potrzebne, ponieważ aktualnie uczymy się nowej technologii na kilku projektach w firmie. Usługa w Azure pozwala natomiast na dostosowanie wydajności zasobów do potrzeb organizacji” – mówi Krzysztof Wykręt.

Jak podkreśla CIO HOCHTIEF Polska – można nie lubić albo obawiać się rozwiązań w chmurze obliczeniowej, ale nie ma od niej odwrotu. „Firmy chcąc płynąć z nurtem zmian technologicznych, będą musiały w tę rzekę wejść” – uważa Krzysztof Wykręt.

Jak dalece filozofia chmury zmienia HOCHTIEF Polska? Już dziś Krzysztof Wykręt nie wyklucza, że po zakończeniu wsparcia na serwery firmowe, co będzie następowało w tym i następnym roku, HOCHTIEF Polska być może będzie się przygotowywał do przeniesienie wszystkich usług do platformy Azure. „Wyobrażam sobie sytuację, że za 3-4 lata nie będziemy mieć serwerów w firmie. Po roku eksperymentów z chmurą jestem o tym przekonany” – ocenia.

5-6 June 2017 Zarejestruj się Scrum Days will not be just another agile conference you’ve seen before. Our mission is to create an environment where people can meet, build social networks, do business and have fun. We were tired of hours of talking, missed subjects, not enough room to meet and strict schedule. So we present to you a whole new conference experience.