Budowanie cyfrowej przewagi

Grupa Kapitałowa BEST po kilku latach intensywnych inwestycji w nowatorskie rozwiązania technologiczne zapewniła sobie solidne fundamenty do transformacji cyfrowej. „Już dziś jesteśmy gotowi do skoku technologicznego, a to dopiero początek tej przygody” – podkreśla Jacek Zawadzki, CIO w BEST SA, w konkursie CIO Roku 2016 uhonorowany przez jury tytułem Diament CIO „Generator biznesu cyfrowego”.

Do 2013 r. Grupa Kapitałowa BEST opierała swoją działalność na dwóch niezawodnych filarach: trafnych transakcjach i finansowaniu oraz efektywnym zarządzaniu obszarem operacyjnym. Trzy lata temu zarząd firmy podjął decyzję o znaczącej inwestycji w dynamiczny rozwój technologiczny, która miała dodatkowo wesprzeć operacyjne działanie spółki i stać się jej trzecim, solidnym filarem budującym przewagę konkurencyjną w branży. Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie transformacji został Jacek Zawadzki, nowy CIO BEST SA.

Technologia wpisana w strategię

Co skłoniło organizację do tak istotnych zmian? Jacek Zawadzki wylicza najważniejsze przyczyny: „Chcieliśmy wdrożyć innowacyjne rozwiązania technologiczne do krwiobiegu organizacji, by pracować efektywniej. W branży windykacyjnej od kilku lat widoczne są silne działania konsolidacyjne – i my takiego rozwoju przez akwizycję nie wykluczaliśmy, oczywiście po stronie podmiotów konsolidujących. Oznaczało to, że musimy być technologicznie gotowi do przyjęcia kolejnych fal wzrostu, jeśli chcemy budować przewagę konkurencyjną i efektywnie pozyskiwać i obsługiwać nowych klientów. Dodatkowo od kilku lat rozważaliśmy wejście na rynki zagraniczne, co bez odpowiedniego zaplecza technologicznego jest wręcz niemożliwe. Warstwa aplikacyjna w takiej sytuacji musi być gotowa na obsługę wielowalutową i wielojęzykową. Naszym zadaniem było więc zbudowanie takiej infrastruktury technicznej, która pozwoliłaby nam szybko reagować na wszelkie zmiany na rynku wierzytelności. Idea była jasna: architektura powinna być wielowarstwowa, zwinna, elastyczna, umożliwiająca sprawne wprowadzanie nowych ofert produktowych dla klientów. I właśnie taki system udało nam się stworzyć”.

Zobacz również:



Cel: dostarczyć narzędzia

Rynek zarządzania wierzytelnościami jest niezwykle konkurencyjny. By uzyskać przewagę rynkową, trzeba być elastycznym. Grupa BEST stanęła w drugiej połowie 2015 r. przed dużym wyzwaniem, jakim była zmiana strategii biznesowej. W odpowiedzi na oczekiwania interesariuszy firma skupiła się na dopasowaniu oferty produktowej do wciąż zmieniających się potrzeb klientów. Wymagało to dostarczenia narzędzi, które byłyby w stanie jeszcze skuteczniej wspierać windykację polubowną. Ten model biznesowy wymagał między innymi przygotowania odpowiedniego zaplecza technologicznego, umożliwiającego błyskawiczne generowanie wysyłek masowych, zgodnie z opracowaną strategią. „Rozwiązania, które stosowaliśmy do tej pory w zakresie wysyłek masowych, nie były w stanie udźwignąć zapotrzebowania rynku. Podjęliśmy decyzję, że dostarczymy biznesowi narzędzie w postaci generatora pism i pozwów naszego autorstwa, co udało się zrealizować na przełomie 2015 i 2016 r.” – mówi Jacek Zawadzki.

Narzędzie, nazwane po prostu „Generatorem pism i pozwów”, wykorzystuje mechanizm reguł Drools, umożliwiający definiowanie pracownikom biznesowym złożonych warunków w tablicach decyzyjnych. Pozwala ono na używanie szablonów zagnieżdżonych i instrukcji warunkowych, a to z kolei na tworzenie dowolnych szablonów pism i pozwów oraz masowe generowanie dokumentów z wydajnością aż 50 tys. dokumentów na godzinę. Możliwości skalowania infrastruktury serwerowej w pionie i poziomie powodują, że rozwiązanie może generować nawet dziesiątki milionów dokumentów miesięcznie. Narzędzie to ma aktualnie zdefiniowanych około 500 szablonów dokumentów, wykorzystujących około 1200 różnych pól zmiennych. „Istotne jest przede wszystkim to, że narzędzie pozwala biznesowi samodzielnie tworzyć nowe szablony pism i pozwów. Za tym rozwiązaniem stoi filozofia, jaką kieruję w działaniu: dostarczanie biznesowi narzędzi cyfrowych, dzięki którym może on samodzielnie realizować założenia biznesowe. Moim zadaniem jest dostarczanie narzędzi, a nie ich obsługa wewnątrz pionu IT. Dzięki temu obszar IT może skupiać się na rozwoju powstałych już narzędzi i aplikacji oraz kreowaniu nowych rozwiązań, a biznes może w nieograniczony sposób, szybko i sprawnie z narzędzi tych korzystać” – tłumaczy CIO.

Kliknij, aby powiększyć
Filozofia, jaką kieruję w działaniu: dostarczanie biznesowi narzędzi cyfrowych, dzięki którym może on samodzielnie realizować założenia biznesowe. Moim zadaniem jest dostarczanie narzędzi, a nie ich obsługa wewnątrz pionu IT.


Wyjść do dłużnika

Kolejnym ważnym elementem strategicznym dla BEST SA była budowa portalu typu self service o nazwie BEST Online. System jest podłączony do wewnętrznego systemu firmy, skąd czerpie niezbędne informacje i do którego kieruje zawierane transakcje, uwzględniając przy tym wysokie wymagania bezpieczeństwa i wydajnościowe.

Zasadniczą kwestią podczas realizacji projektu było zachęcenie potencjalnych klientów do skorzystania z portalu. „Wiele osób w Polsce zadłużonych jest wielokrotnie u kilku różnych wierzycieli. Największym wyzwaniem stojącym przed firmami z naszej branży jest wyjście do klienta poprzez tworzenie narzędzi odpowiadających na jego potrzeby. Dzięki portalowi BEST Online nasi klienci nie muszą pokonywać bariery kontaktu z konsultantem i rozmowy o przykrych czy trudnych tematach z zupełnie obcą osobą. Portal pozwala im na łatwe, wygodne i bezpieczne zarządzanie swoimi zobowiązaniami wobec BEST. Mogą sprawdzić szczegółowe informacje dotyczące ich sprawy, skorzystać z polubownej oferty spłaty długu czy dokonać szybkiej wpłaty, a to wszystko w komfortowych warunkach, w domowym zaciszu, przez 24 godz. na dobę” – wyjaśnia Jacek Zawadzki. Portal został udostępniony klientom BEST SA w październiku 2015 r. Do chwili obecnej na portalu zarejestrowało się ponad 3 tys. klientów.

Firma ma oczy

Transformacja IT w GK BEST, której Jacek Zawadzki nie waha się nazywać transformacją cyfrową, to dopiero początek długiej drogi. „Wskoczyliśmy teraz do pociągu zwanego cyfryzacją i zaczynamy podróż” – uśmiecha się dyrektor IT.

„W ramach transformacji oprócz uporządkowania infrastruktury fizycznej, logicznej i bezpieczeństwa zbudowaliśmy kilka rzeczy, które są ważne dla nas w aspekcie biznesowym. Stworzyliśmy ‘oczy firmy’ – hurtownię danych i narzędzia BI, które pozwalają w bardzo krótkim czasie analizować dane i dostarczać niezbędne informacje zarządcze. Ma to kolosalne przełożenie na sposób funkcjonowania naszego biznesu” – tłumaczy.

Zrób to sam

Zwieńczeniem trzyletniej strategii, wisienką na technologicznym torcie, było wdrożenie i uruchomienie na początku grudnia 2016 r. systemu SIGMA. Prace nad nim trwały trzy lata, równolegle do realizacji strategii transformacji IT. „To były dwa workstreamy. Pierwszy to transformacja, czyli zbudowanie przyjaznego cyfrowego środowiska, które pozwoli Grupie na systematyczny wzrost w ciągu najbliższych lat. Z drugiej strony mieliśmy powołany zespół, który skupiał się tylko na zbudowaniu narzędzia Dept Collection Management System – kompletnego systemu centralnego, wspierającego cały proces zarządzania należnościami. Jeśli musiałbym krótko scharakteryzować ten system, to nazwałbym go rozbudowanym, dedykowanym CRM-em, który powstał na bazie naszego wieloletniego doświadczenia” – wyjaśnia Jacek Zawadzki. BEST przez wiele miesięcy szukał na rynku takiego produktu, który odpowiadałby na potrzeby biznesowe spółki. „Okazało się, że nasze know-how jest na tyle unikalne, że nie udało nam się znaleźć takiego systemu. Zarząd spółki zdecydował wówczas, że będziemy ten system budować sami, od podstaw” – mówi CIO BEST. „Powołany do projektu zespół zbudował, nie boję się użyć takich słów, jeden z najlepszych na świecie systemów do zarządzania należnościami. Założenia były takie, aby system posiadał kilka istotnych cech. Po pierwsze, z punktu widzenia integracji ze środowiskiem zewnętrznym musiał mieć wbudowaną księgę główną, by wszystkie transakcje biznesowe, które przez system przechodzą, miały swoje przełożenie na konta księgowe. Po drugie, system miał być maksymalnie zautomatyzowany. Po trzecie miał być na tyle elastyczny, by biznes sam mógł go sobie customizować, bez udziału IT” – tłumaczy.

Kliknij, aby powiększyć
Największym wyzwaniem stojącym przed firmami z naszej branży jest wyjście do klienta poprzez tworzenie narzędzi odpowiadających na jego potrzeby. Dzięki portalowi BEST Online nasi klienci nie muszą pokonywać bariery kontaktu z konsultantem i rozmowy o przykrych czy trudnych tematach z zupełnie obcą osobą.


Intuicyjnie i przyjaźnie

W bieżące prace nad SIGMĄ był zaangażowany nie tylko zespół, ale też niemal wszystkie piony w firmie, dlatego organizacja nie odczuła praktycznie przejścia ze starych systemów na nowy. „Mieliśmy też dwudniowe szkolenia dla tych pracowników, którzy z różnych powodów nie mogli uczestniczyć w pracach. Co ciekawe, system jest na tyle intuicyjny, że wiele osób już po jednym dniu radziło sobie z nim doskonale” – zaznacza Jacek Zawadzki. SIGMA zastąpiła kilkanaście różnego rodzaju aplikacji, które funkcjonowały w Grupie Kapitałowej. Przy okazji prac nad systemem zespół dostał jeszcze jedno niebanalne zadanie: migrację danych z ostatnich 15 lat, rozproszonych po różnych systemach. „Zrobiliśmy migrację typu bing-bang, w ciągu jednego weekendu. Wcześniej porządkowaliśmy, czyściliśmy i transformowaliśmy dane, by bez problemu wystartować z SIGMĄ zgodnie z planem. Istotne było także wpasowanie nowego systemu w środowisko, które było budowane przez ostatnie trzy lata oraz integracja z 18 systemami, które już funkcjonowały w organizacji” – podkreśla Jacek Zawadzki.

Cyfryzacja to coś więcej

Jak zmienił się biznes grupy BEST po rozpoczęciu transformacji cyfrowej? „Z pewnością dysponujemy solidną, skalowalną, elastyczną infrastrukturą fizyczną i logiczną, która zapewnia nam szybki T2M, odpowiednią kontrolę kosztów oraz dalszy systematyczny i efektywny rozwój” – wylicza szef IT. „Dla zarządu BEST, ale również dla pracowników jest to niezwykle ważny element, ponieważ cyfryzacja, naszym zdaniem, to pewna kultura i organizacja pracy. Firma, która jest cyfrowa, myśli inaczej. Przed nami jeszcze wiele zadań i projektów związanych z wypracowywaniem cyfrowych rozwiązań dla całej Grupy Kapitałowej i jej interesariuszy, w tym oczywiście klientów” – dodaje.

maj - wrzesień Zarejestruj się Podczas ostatniej, 4. edycji konferencji Computerworld Zarządzanie Zespołami IT, blisko 300 szefów działów IT oraz HR z firm posiadających duże działy IT rozmawiało o tym, jak znaleźć i utrzymać specjalistów IT. W odpowiedzi potrzeby uczestników, zaprosiliśmy trenerów do ponownej realizacji warsztatów, by dać Państwu możliwość zglębienia zagadnień. Sesje mają formułę całodniowych, interaktywnych treningów.

5-6 June 2017 Zarejestruj się Scrum Days will not be just another agile conference you’ve seen before. Our mission is to create an environment where people can meet, build social networks, do business and have fun. We were tired of hours of talking, missed subjects, not enough room to meet and strict schedule. So we present to you a whole new conference experience.

13 czerwca 2017 r. Zarejestruj się Konferencja Computerworld Forum Architektów IT od siedmiu lat stwarza doskonałą okazję do spotkania osób odpowiedzialnych za wdrożenie, rozwój i realizację architektonicznego podejścia do rozwoju IT w organizacjach. To jedyne tego typu wydarzenie w Polsce, które na stałe wpisało się w kalendarze architektów IT i architektów korporacyjnych.

20 czerwca 2017 r. Zarejestruj się Uroczysta premiera Computerworld TOP200. Polski rynek ICT 2017 stwarza unikatową okazję spotkania 2 grup zainteresowanych polską branżą teleinfomatyczną: CIO, reprezentujących innowacyjne branże oraz top menedżerów sektora IT. W programie trendy i wyzwania IT na najbliższe lata, m.in. Blockchain, Cloud Computing, Wirtualna rzeczywistość oraz IoT.

21 września 2017 r. Do dziś tytułem Lidera Informatyki poszczycić się może blisko 100 firm. W konkursie wyłaniamy firmy i instytucje, które wykorzystują innowacyjne rozwiązania IT, aby zwiększyć efektywność swoich działań. Już 21 września poznamy laureatów Konkursu Lider Informatyki 2017.