Firma przyjazna ludziom

14 maja 2002 10:52

Sieć wewnętrzna

Wanda Żółcińska

W większości polskich firm najważniejszymi narzędziami komunikacji wewnętrznej pozostają gazetka firmowa oraz bezpośrednie spotkania w małych grupach. Poczta elektroniczna i intranet znajdują się na dalszych miejscach. Jednak ten stan rzeczy z czasem będzie ulegał zmianie, ponieważ ponad połowa firm planuje rozwinięcie platformy intranetowej.

Na razie główną przeszkodę we wprowadzaniu intranetu w przedsiębiorstwach stanowią niechęć i obawy pracowników. Problemem są również niewystarczające zasoby oraz trudności organizacyjne (na podstawie badań GFMP Consultants, 2001).

Istotna jest zmiana podejścia do dystrybucji informacji. W tej chwili przeważa model komunikacji, w której nadawca określa jaki komunikat nadać odbiorcy. Jeśli nadawca dobrze potrafi określić potrzeby odbiorcy, system się sprawdza. Przykładem takiego działania są właśnie gazetki firmowe. Intranet zaś sprzyja rodzajowi komunikacji w którym to odbiorca sam ściąga potrzebne informacje, to na niego przerzucona jest odpowiedzialność ich zdobycia. Większość pracowników przyzwyczajona jest do tego, że informacje są im dostarczane. W przypadku wykorzystywania platformy intranetowej firma udostępnia narzędzie do wyszukania informacji, ale pracownik samodzielnie znajduje potrzebne wiadomości. Wymaga to więc od pracodawcy nie tylko stworzenia systemu ale przede wszystkim uświadomienia pracownikom ważności takiego rozwiązania i przyzwyczajenia ich do aktywności w poszukiwaniu wiedzy dotyczącej własnej firmy.

Na początku tworzenia systemu komunikacji wewnętrznej w firmie ważne jest wyznaczenie celu, dopiero później można dobrać odpowiednie narzędzia. Należy określić potrzeby komunikacyjne odbiorców, wybrać kanał komunikacji i jej nadawcę.

Przy tworzeniu firmowego intranetu warto pamiętać o potrzebach poszczególnych grup zatrudnionych. Szeregowi pracownicy oczekują przede wszystkim informacji o własnym dziale, konkretnych i dających się odnieść do codziennej pracy. Kadra kierownicza zaś powinna czuć się wyróżniona możliwością dostępu do większej liczby informacji, dotyczących strategii całego przedsiębiorstwa.

Tworzenie stron intranetowych można podzielić na trzy podstawowe etapy. Pierwszy z nich to "dżungla informacyjna", moment, w którym trudno odróżnić informacje istotne od zbędnych, nie wiadomo do kogo są skierowane i komu mogą być potrzebne. Zwykle na początku tworzenia intranetu w firmie, poszczególne działy chcą umieszczać tam jak najwięcej informacji o sobie, w rezultacie strony pełne są wiadomości, z których trudno jest znaleźć akurat te potrzebne. Etap drugi polega na ustalaniu reguł - kto i za co jest odpowiedzialny; utworzeniu redakcji intranetowej, wyznaczeniu administratora IT, wybraniu jednolitego sposobu graficznego przedstawiania treści. Po etapie drugim pozostaje jeszcze optymalizacja - w pewnym momencie okazuje się, że informacji jest tak dużo, iż redakcja koncentruje się na eliminacji tych zbędnych, zamiast na bieżącej pracy. Konieczne jest stałe określanie potrzeb odbiorców, diagnozowanie, o czym pracownicy chcą czytać i dostosowywanie do tego zawartości.

Typowa witryna intranetowa zawiera dane o firmie i materiały prezentacyjne, spis adresów i telefonów pracowników, podręczniki i dokumenty potrzebne do różnych procesów związanych z pracą, informacje o pracownikach, propozycje szkoleń i dalszego rozwoju, informacje z konferencji prasowych, zebrań, targów, wewnętrzną giełdę pracy, tablicę ogłoszeń, forum dyskusyjne.

Przykładowa budowa systemu:
. książka telefoniczna
. baza wiedzy
. biblioteki wirtualne
. dyskusyjna baza danych
. projektowa baza danych

W intranecie można wyróżnić trzy główne źródła wiedzy. Pierwsze to dokumenty formalne, tworzone w firmie i dotyczące oficjalnych informacji o jej produktach, usługach i procesach. Drugie - często z ograniczonym dostępem - to dokumenty projektowe, tworzone na potrzeby określonych zespołów w firmie. Trzecią kategorię stanowią dokumenty nieformalne, tworzone przez poszczególnych użytkowników.

Mapę strony można zbudować albo w oparciu o strukturę organizacyjną firmy - czyli działy na stronie głównej odpowiadają strukturze przedsiębiorstwa, a właścicielami poszczególnych stron są odpowiednie działy, albo w oparciu o zainteresowania użytkowników - wtedy działy na stronie głównej to tematy najbardziej poszukiwane przez pracowników, a właścicielami poszczególnych stron są redaktorzy odpowiednich projektów tematycznych.

Intranet jest rozwiązaniem przynoszącym długodystansowe korzyści i wymagającym jednorazowej inwestycji, z której zwrot trudno jest obliczyć. Forrester Research szacuje zwrot z przeciętnej aplikacji intranetowej na 1238%. Część analityków uważa, że koszty intranetu zwracają się już po roku. Jednak większość zysków z intranetu jest trudna do zmierzenia. Oczywiście warunkiem opłacalności implementacji dużej aplikacji na potrzeby wewnętrzne firmy jest dokładne określenie potrzeb organizacji i stworzenie sprawnego systemu pozwalającego na sensowny obieg informacji. Jeśli system działa sprawnie, firma z pewnością może oszczędzić np. na kosztach tworzenia dużych ilości papierowych dokumentów. Pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie potrzebnych informacji, czy dokumentów. System pozwala im znaleźć odpowiednie dane o wiele szybciej niż tradycyjne metody zarządzania dokumentami. Intranet jest również dobrym miejscem do dzielenia się wiedzą, może zredukować straty związane z odejściem pracownika, który pracował nad danym projektem. Strony firmowe świetnie nadają się do informowania pracowników i poprawy szybkości reakcji organizacji na wszelkie zmiany. Przy rozproszonej strukturze firmy intranet może pomóc w koordynacji działań i zapobiec dublowaniu pracy nad poszczególnymi projektami. Może poprawić motywację pracowników, poprzez dostarczenie im informacji niezbędnych do wykonania zadania. W wielkich międzynarodowych korporacjach firmowy portal stworzony specjalnie dla pracowników może również pozytywnie wpłynąć na ich poczucie identyfikacji z organizacją.

Duże zachodnie przedsiębiorstwa coraz chętniej rezygnują z nazwy intranet na rzecz "portalu firmowego", "bazy wiedzy" czy "systemu zarządzania informacją". Na świecie odchodzi się od postrzegania intranetu jako problemu działu IT, na rzecz traktowania go jako części strategii technologicznej całej firmy. Przy podejmowaniu decyzji technologicznych firm pada więc często pytanie: czy ten system będzie współpracował z naszym intranetem? Wiele zarządów nie rozważa już kwestii czy w ogóle warto implementować intranet, ale zastanawia się, czy lepiej takie rozwiązanie kupić gotowe, czy raczej stworzyć samodzielnie. Firmy zatrudniające poniżej 100 pracowników budują zazwyczaj rozwiązania intranetowe siłami własnego działu IT. Większe firmy, mające już takie próby za sobą, decydują się na zakup gotowych aplikacji. Jedną z istotnych tendencji jest również powierzanie projektu nie specjalistom ds. informatyki, ale ds. komunikacji czy zarządzania zasobami ludzkimi.

Tekst powstał w oparciu o materiały firmy GFMP Management Consultants

powiększ tekst:

popularne   |   komentowane   |   nowości

Biblioteka wiedzy poleca

---

---

Popularne tagi